Beynəlxalq konfrans və danışıqlarda, rəsmi qəbullar və təntənəli tədbirlərdə (sonuncuların heç də həmişə və heç də diplomatik qurumun bütün əməkdaşlarına aidiyyatı olmur) iştirakdan başqa, diplomatların, demək olar ki, kənar baxışlardan tamamilə gizli olan geniş vəzifələr dairəsi var. Diplomatların bədii surətdə dedikləri kimi, müasir diplomatiyanın adi iş günləri diplomatik parketdə yox, yazı masası arxasında keçir.
_____________________________________
Diplomatik sənədlərin iki növü mövcuddur: qurumdaxili və rəsmi yazalı əlaqələrin həyata keçirilməsində vasitəçi olan sənədlər.
_____________________________________
Protokol nöqteyi-nəzərindən təbii ki, ikinci növ sənədlər daha önəmlidir, lakin dəqiqlik, nəzakət, diqqətlilik və səliqəlik təkcə diplomatik nümayəndələrlə yox, səfirliklər və nazirliklərdə çalışan həmkarlarla da münasibətlərdə əhəmiyyət kəsb edir.
Müəyyən şərtlərə görə sənədlərin bir hissəsi məxfi xarakter daşıyır. Praktikada hətta mətnləri oxunan, lakin rəsmi şəkildə ünvana çatdırılmayan «şifahi namələr» və «şifahi bildirişlərə» də rast gəlinir.
Diplomatiya artıq çoxdan tək çap sözlərindən istifadə etmirlər. Misal olaraq, S.Y.Vittenin əks etdirdiyi əhvalat: «1902-ci ilin yayında çar II Nikolay və alman imperatoru II Vilhelm Reveldə dəniz manevrlərində idilər. Alman imperatorunun yaxtası dənizə gedən an siqnala adi vidalaşma başlandı. Vilhelm siqnal verdi: «Atlantik okeanın admiralı Sakit okeanın admiralını salamlayır». Bu «mən Atlantik okeanda üstün olmağa çalışıram, sənə isə məsləhət görürəm və mən bunu dəstəkləyəcəyəm – Sakit okeanda üstün olmağa çalış» (Vitte S.Y. Xatirələr. (rus dilində) M., 1960. II C. s. 224-225). Lakin bu cür hallara baxmayaraq, diplomatik əməkdaşlıq çərçivəsində əksər əməllər öz əksini diplomatik sənədlərdə tapırlar.
Q.Nikolson artıq qeyd olunan, keçən əsrin 60-70-ci illərində çox populyar olan «Diplomat» kitabında yazırdı ki, diplomatiya, adının da işarə etdiyi kimi, şifahi yox, yazılı sənətdir. Diplomatik üslubun müəyyən ikimənalığını o, sərt ifadələrin imkan vermədiyi müəyyən manevr üçün imkanın saxlanılmasının lazımlığı ilə izah edir.
Əgər «belə olan halda hökumət öz mövqeyinə yenidən baxmalı olacaq» yazılıbsa, deməli, dostluğun istənilən an düşmənçiliyə çevrilməsinin mümkünlüyünə işarə edilir.
Hökumət… hüququnu özündə saxlamağı lazım bilir ifadəsi isə əslində «hökumət imkan verməz» mənasını daşıyır.
Belə olan halda hökumət öz mövqeyinə yenidən baxmağa məcbur olacaq və hərəkət azadlığını özündə saxlayır ifadəsi münasibətlərin kəsilməsinə açıq-aşkar işarə deməkdir.
Əgər, hətta ən nəzakətli formada cavab tələb ediləcəksə, məsələn, filan tarixə, saat altıya qədər, bu artıq ultimatumdur.
Danışıqların bu cür şərti formasının üstünlüyü onun sakitlik abu-havasının qoruması və yanlış şərh edilməsi mümkün olmayan ciddi xəbərdarlıqlar etmək imkanını verməsindədir.
Diplomatik sənədlər müasir beynəlxalq informasiyada xüsusi yer tuturlar. Onlar həyat qədər müxtəlif və çoxşahəlidirlər. Onların köməyi ilə müstəqillik tanınır, diplomatik münasibətlər qurulur, etiraz bildirilir və s. Diplomatik sənədlərin tərtib edilməsi XIN fəaliyyətinin ən mühüm formasıdır. Bir qayda olaraq, diplomatik sənədlərin hazırlanması, tərtibatı və göndərilməsinin bərqərar olunmuş praktikasına riayət edilməsinə nəzarət protokol şöbənin üzərinə qoyulur.
Diplomatik nümayəndəlik və nümayəndəliyin yerləşdiyi dövlətin (paytaxtında) hökumət arasında bütün formal informasiya mübadiləsi, bir qayda olaraq, bilavasitə diplomatik nümayəndəlik başçısı, yaxud onun adından hərəkət edən digər şəxslər və xarici işlər nazirliyi və ya onun ekvivalenti (əgər hər-hansı digər qurumla münasibətlərin qurulması barədə xüsusi icazə yoxdursa) arasında aparılır.
_____________________________________
Xidməti yazışma üslubu müxtəlif ölkələrin dili və ənənələrindən xeyli dərəcədə asılı olsa da, beynəlxalq adətlər və şərtiliklərlə təsbit edilmiş ümumi qaydalara tabe olur.
_____________________________________
Korrespondensiya adresatlarına onların hüquqla malik olduqları hörmət əlamətlərini göstərmək məqsədi ilə rəsmi yazışma protokolu elə qurulur ki, dövlətlər və onların təmsilçiləri arasında münasibətlər bərabərlik və qarşılıqlı hörmət əsasında qurulsun.
Beynəlxalq diplomatik praktikada diplomatik yazışmanın aşağıdakı sənədləri daha çox tətbiq edilir:
- şəxsi nota;
- şəxsi müraciətnamə;
- üçüncü şəxs adından rəsmi nota;
- verbal nota;
- yaddaş qeydləri;
- memorandum;
- yarımrəsmi xarakterli xüsusi (şəxsi) məktub.
Onların bəziləri bir növ nəzakət formulları – komplimentlər çərçivələrinə salınıb. Bəzilərində isə bu cür formullar yoxdur.