Təyinat ölkəsinə yollanmazdan öncə diplomatik nümayəndəliyin yeni başçısı adətən xarici işlər nazirliyində xüsusi hazırlıqdan keçir. O, öz ölkəsi və təyinat ölkəsi arasında bağlanmış bütün müqavilələr, razılıqlar və digər ikitərəfli sənədlərlə, diplomatik münasibətlərin tarixçəsi, siyasi, iqtisadi, mədəni və digər əlaqələrin vəziyyəti, diplomatik nümayəndəliyin ümumiləşdirilmiş və cari (gündəlik) informasiyası ilə tanış olmalıdır. Beynəlxalq ünsiyyətə aid olan mərkəzi qurum və təşkilatlarda görüşlər keçirilir və gələcək fəaliyyət ölkə ilə işlərin vəziyyəti müzakirə edilir. Həmin ölkənin tarixi, tanınmış incəsənət xadimləri, təsviri incəsənəti və ədəbiyyatı barədə bilikləri artırmaq da önəmlidir. Gedişindən 7-10 gün öncə səfirin təyinat ölkəsinin öz ölkəsindəki diplomatik nümayəndəliyinin başçısına protokol vizit (görüş) etməsi arzuolunandır.
Hörmətli cənab/xanım, Bu misal bir faktı qeyd etmək üçün gətirilib: digər ölkələrdən fərqli olaraq, Böyük Britaniyada səfirin etimadnamələrinin nüsxələrinin və onun gəlişi haqda məlumatlandıran məktubun qəbul edilməsi faktının özü onun vəzifəsinə keçməsinin formal təsdiqidir. Bu Böyük Britaniyanın dövlət idarəçilik xüsusiyyəti ilə bağlıdır ki, burada kraliça, dövlət başçısı olduğu halda, faktiki olaraq təmsil-seremonial funksiyaları yerinə yetirir.
Xarici səfirin ölkəyə gəlişi kifayət qədər önəmli hadisədir və qeyd olunduğu kimi, yerli xüsusiyyətləri nəzərə almaqla, öz protokol ənənələrinə malikdir. Aeroport, yaxud vağzalda səfiri protokol şöbəsinin müdiri, başda işlər üzrə müvəqqəti müvəkkili olmaqla səfirliyin əməkdaşları qarşılayır. Müvəqqəti müvəkkil səfiri protokol şöbəsinin müdirinə təqdim edir və sonuncu səfiri fəxri qonaqlar üçün zala müşayiət edir. Qəzetlərdə səfirin gəlişi barədə məlumat çap edilir.
Ayrı-ayrı ölkələrdə diplomatik nümayəndəliyin başçısı gəlişi ilə əlaqədar əvvəlcədən hazırlanan qısa bəyanatla çıxış edir. Bəyanatda diplomatik nümayəndəliyin başçısının siyasi müraciət və qiymətləndirmələrlə çıxış etmək hüququ yoxdur. Həmçinin mübahisəli məsələlərə də toxunmaq arzuolunan deyil.
Öz səlahiyyətlərinin icrasına keçmək üçün missiya başçısı protokol şöbənin başçısı, yaxud nümayəndəsi ilə söhbət edir. Lakin missiya başçısının gəlişi dövlət, milli, dini bayrama yaxud istirahət günlərinə təsadüf etdikdə, bu cür görüş keçirilmir. Həmçinin görüş səhər tezdən və yaxud iş gününün sonunda təşkil edilmir. Missiya başçısı gecikmədən gəlişi barədə təyinat ölkəsinin xarici işlər nazirini məlumatlandırır və əksər ölkələrdə olduğu kimi, xarici işlər nazirinə özünü və etimadnamənin nüsxəsini təqdim etmək üçün görüş barədə razılıq əldə edir.
Məsələn, Böyük Britaniyada səfir ilk rəsmi görüş vaxtı, yaxud gəlişindən bir az sonra xarici işlər və birlik işləri üzrə dövlət katibinə ünvanlanmış məktubu şəxsən protokol şöbənin müdirinə çatdırır. Məktubun mətn nümunəsi R.C.Felthem özünün populyar «Diplomatın stolüstü kitabı» kitabında gətirir (Minsk, 2001. S.41):
Bu məktubla bu ilin (filan tarixində) Londona gəlişim və filan dövlətin Əlahəzrət kraliçasının Sarayı yanında səfir (səlahiyyətli və fövqalədə) səlahiyyətlərini qəbul etdiyim haqqında Sizi məlumatlandırmaqdan şərəf duyuram.
Böyük Britaniya və Britaniya Millətlər Birliyinin xarici işlər nazirliyinin müvafiq nazirləri və rəsmi vəzifəli şəxslərilə görüşmək, həmçinin müəyyən edilmiş qaydada nüsxələrini Sizin ofisə verəcəyim etimadnamələrin verilməsi üçün Əlahəzrət Kraliçanın audiensiyasını almaq imkanının verilməsinə görə Sizə çox minnətdar olardım.
Sizə faydalı olmaqdan, Cənab/Xanım, şərəf
duyardım.
(səfirin adi imzası)
Möhtərəm xarici işlər və birlik işləri üzrə
Dövlət Katibinə
Xarici işlər və birlik işləri üzrə Ofis, London
Yeni gələn diplomatik missiya başçılarının qəbulu qaydası bütün hallarda eyni olmalıdır.
Rəsmi olaraq vəzifəyə keçdikdən dərhal sonra missiya başçısı bu barədə diplomatik korpusun duayenini, digər missiyaların başçılarını məlumatlandırır və onlarla görüşləri təşkil edir.
Diplomatik missiyanın artıq açılması və missiya başçısının öz həmkarını əvəz etdiyi təqdirdə, o nəzarət etməlidir ki, onun sələfinə münasibətdə özündə geri çağırılma sənədlərinin təqdim edilməsini ehtiva edən müvafiq qaydaya riayət edilsin.
Diplomatik nümayəndəliyin yeni rəhbəri öz hökuməti tərəfindən «etimadnamə» adlanan rəsmi məktub alır.