Mətbuat konfransı — təqdim olunan layihə haqqında KİV-nə faktiki və ya analitik informasiya vermək məqsədilə dövlət, ictimai, siyasi, kommersiya qurumları nümayəndələrinin jurnalistlərlə keçirdiyi görüşdür. Bu görüş jurnalistlərə informasiyanı «birinci əl»dən, səlahiyyətli nyusmeykerlərdən (layihəni rəsmən təqdim edən şəxsdən) almaq, təşkilata isə eyni zamanda bir neçə KİV-nin nümayəndəsi ilə ünsiyyətdə olaraq, informasiyanı təfərrüatı ilə onlara çatdırmaq imkanı verir.
Mətbuat konfransının təşkili prosesində bir neçə mərhələ var ki, aşağıda onlardan hər birinin səciyyəvi xüsusiyyətləri haqqında söhbət açılır.
Planlaşdırma. Keçirilən mətbuat konfranslarını təhlil edən PR mütəxəssislərindən biri tamamilə doğru olaraq söyləmişdir ki, hər on belə konfransdan doqquzunda sadəcə olaraq mətbuat orqanına press-reliz gördərməklə də kifayətlənmək olardı.
Yaxşı planlaşdırılmamış və zərurət olmadan keçirilən mətbuat konfransı gələcəkdə uğurlu tədbirlərin keçirilməsi imkanını da məhdudlaşdıra bilər. Əgər siz jurnalistlərin vaxtına hörmət etmirsinizsə, onlara qiymətli informasiya vermirsinizsə, təşkilati baxımdan zəif hazırlaşmışsınızsa, o zaman mətbuat da tədbirinizi buna müvafiq qaydada işıqlandıracaq. İnformasiyada yeniliyin olmaması və ya mətbuat konfransının uğursuz təşkili ona gətirib çıxara bilər ki, jurnalistlərin sizin layihənizə marağı itər və onlar gələcəkdə sizin tədbirlərinizə gəlməkdən imtina edərlər.
Mətbuat konfransı keçirmək imkanını nəzərdən keçirərkən obyektiv olmaq lazımdır. Sizə veriləcək ilk sual bu tədbirin təşkilinin zəruriliyi ilə bağlı ola bilər. Əgər informasiyanı ünvana çatdırmağın ən yaxşı variantı məqalə dərc etdirmək, ya da müsahibə təşkil etməkdirsə, onda mətbuat konfransının keçirilməsinə lüzum yoxdur. Əlbəttə, zəif konfrans da mətbuatı cəlb edə bilər — amma yalnız bir dəfə. Bəzi təşkilatlar mətbuat konfransının keçirilməsini sadəcə olaraq, bu, ənənəyə çevrildiyi üçün məqsədəuyğun hesab edirlər.
Bütün bunlarla yanaşı, aparılmış tədqiqatlar göstərir ki, yaxşı təşkil olunmuş mətbuat konfransı media ilə başqa əlaqə formalarına nisbətən KİV-də daha böyük əks-səda doğurur. Təsadüfi deyil ki, kütləvi informasiya vasitələri ilə əlaqənin bu növünə üstünlük verən PR mütəxəssislərinin belə bir zarafatı var: «ildə 365 dəfədən çox mətbuat konfransı keçirmək düzgün deyil».
Mətbuat konfransının zəruriliyini qiymətləndirməyə kömək edən bir sıra faktorlar mövcuddur. Onlardan ən əhəmiyyətlisi hamını maraqlandıra biləcək etibarlı və operativ informasiyaya malik olmaqdır. Təşkilatın fəaliyyətinin ümumi nəticələri, yaxud onun işinin təkmilləşdirilməsi barədə məlumat bunun üçün kifayət deyil. İnformasiyanın əsasında yenilik + ideya (gözlənilməz şərh) durmalıdır. Nə haqqında məlumat vermək istədiyinizi aydın dərk etdikdə, mətbuat konfransına dəvət etdiyiniz jurnalistlərdə də sizin tədbiri işıqlandırmaq üçün kifayət qədər həvəs yaranacaq. Əlbəttə, jurnalistləri kofe-breyk və ya günorta yeməyi ilə də tədbirə cəlb etmək olar. Lakin unutmayın ki, media mənsubları mətbuat konfransını qiymətləndirərkən, içkilərin bolluğunu deyil, informasiyanın yeniliyini əsas meyar hesab edirlər.
Mətbuat konfransına dəvət. Tədbirinizdə nə qədər çox % təmsil olunubsa, deməli, işləriniz bir o qədər yaxşı gedir. Buna görə də redaksiyaları mətbuat konfransı haqqında məlumatlandırmağın təşkilinə xüsusi diqqət yetirin. Bunu telefon, faks, elektron poçtu vasitəsilə etmək olar. Əgər tələsməyə lüzum yoxdursa, keçirmək istədiyiniz mətbuat konfransı barədə ilk anonsu tədbirdən bir həftə əvvəl verməyiniz məsləhətdir. Konfransa iki-üç gün qalmış isə redaksiyalara elan etdiyiniz mövzuya dair xüsusi maraq doğuran (qıcıqlandırıcı) informasiya əsasında tərtib olunmuş dəvətnamə göndərmək məqsədəuyğundur. Bu, çox qısa press-reliz şəklində də ola bilər. (Əlavə materiallardan ibarət əsas press-reliz konfrans vaxtı paylanılmalıdır).
Dəvətnamənin mətni mövzunun düzgün təyin olunması baxımından əhəmiyyətlidir. Odur ki, məsələnin məğzini dəqiq ifadə edin, lazım gəlsə, bəzi təfərrüatları da qeyd edin, jurnalistə verəcəyiniz informasiyanın əhəmiyyətini öncədən təxmini də olsa, qiymətləndirməyə imkan yaradın.
Qonaqların siyahısını tutun və tədbirə bir gün qalmış hamı ilə telefon əlaqəsi yaradın ki, siyahı üzrə mümkün dəyişiklikləri aşkar edəsiniz.
Konfransın vaxtı və yeri. Mətbuat konfransı üçün yerin seçilməsi də az əhəmiyyət kəsb etmir. Çalışın elə edəsiniz ki, seçilmiş yerin özü tədbirə olan marağı artırsın. Ofisdə, Mətbuat Klubunda yoxsa mehmanxanada? Qərar açıqlayacağınız məlumatların xarakterindən asılıdır. Əgər tədbirdə yeni məhsulun nümayişi, hansısa avadanlığın sınaqdan keçirilməsi nəzərdə tutulursa, yaxud tarixi binanın bərpası layihəsi təqdim olunursa, onda seçdiyiniz yer də qarşıya qoyduğunuz məqsədə uyğun olmalı, müəyyən mənada rəmzi xarakter daşımalıdır. Əgər konfrans jurnalistlərə tanış olmayan başqa bir binada keçirilirsə, onun girişində təşkilatçının nümayəndəsi qonaqları qarşılamalıdır. Və ya girişdən başlayaraq konfrans zalına qədər göstəricilər qoyulmalıdır.
Çox vaxt mətbuat konfransı keçirmək üçün rahat otaqdan başqa heç nə tələb olunmur. Amma bəzən alternativ variantlar da təklif oluna bilər. Məsələn, xəstəxanalarda, qədim qalalarda, gəmilərdə, hətta təyyarələrdə də çox uğurlu mətbuat konfranslarının keçirilməsi faktları var.
Bir çox ölkələrdə, o cümlədən Azərbaycanda milli mətbuat klubları fəaliyyət göstərir. Jurnalistlərin yığışdığı belə klublar mətbuat konfranslarının keçirilməsi üçün ən münasib yerdir. Press-klubda mətbuat konfransı keçirməyin bir sıra üstünlükləri var:
- Jurnalistlər həmişə klubda keçiriləcək tədbirlər haqqında əvvəlcədən məlumatlandırılırlar və əgər sizin konfrans bu tədbirlərin siyahısına daxil edilibsə, kifayət qədər mətbuat
nümayəndəsinin iştirakına əmin ola bilərsiniz. - Klubun əməkdaşları sizə konfransın keçirilməsi üzrə dəyərli məsləhətlər verə və onun təşkilində, press-relizin hazırlanmasında yardımçınız ola bilərlər.
- Press-klub adətən mətbuat konfransının keçirilməsi üçün lazımi şərait və avadanlıqla təmin olunur və sizin bütün bunları təşkil etməyə vaxtınız getmir.
Mətbuat konfransı keçirməyin ən səmərəli vaxtı haqqında nəzəriyyəçilər müxtəlif fikirlər yürüdür, bəzən bunun dəqiq günü və saatını da göstərməyə çalışırlar. Hər deyilənə inanmayın. Sadəcə olaraq, sizi maraqlandıran KİV-nin iş rejimi və qrafiki ilə yaxından tanış olun. Vaxtı elə seçin ki, konfrans haqqında reportaj və ya məqalə sizə lazım olan kanala, proqrama, qəzet nömrəsinə düşsün. Bunun üçün müxbirə nə qədər vaxt lazım olacağını nəzərə alın. Bir şey dəqiqdir ki, cümə günü saat 15.00-dan sonra konfrans keçirmək havayı vaxt və pul sərf etmək deməkdir: jurnalistlərin əksəriyyəti materialı şənbə nömrəsinə çatdıra bilməyəcək, üç gündən sonra isə sizin informasiya artıq köhnəlmiş olacaq.
Mətbuat konfransınızın vaxtını müəyyən edərkən şəhərdə, ölkədə keçirilən başqa vacib tədbirlərin qrafikini də nəzərə almaq lazımdır. Media nümayəndələri hər hansı bir ölkə səfirliyinin müstəqillik günü ilə bağlı keçirdiyi mərasimi, yaxud prezidentin aeroportda verdiyi brifinqi qoyub, sizin konfransa qaçmayacaqlar. Bir çox konfrans təşkilatçıları məhz bu məqamı nəzərə almadıqlarından çətin vəziyyətə düşürlər, öz tədbirlərində jurnalistlərin iştirakını təmin edə bilmirlər.
Mətbuat konfransından əvvəl.
Mətbuat konfransının proqramının əvvəlcədən hazırlanması onun dəqiq, reqlamentə uyğun və arzu olunan səviyyədə keçirilməsinə kömək edə bilər. Bu proqramı təxminən aşağıdakı şəkildə tərtib etmək mümkündür:
- 11.45 Qeydiyyat, kofe.
- 12.00 Sədrin (və ya başqa nyusmeykerin) təqdim olunması.
- 12.05 Nyusmeykerin çıxışı.
- 12.20 Suallar və cavablar.
- 12.50 Mətbuat konfransının yekunlaşdırılması (içkilər, yüngül nahar və s.)
İctimaiyyətlə əlaqə xidmətinin əməkdaşlarından biri konfransdan əvvəl qonaqları qarşılamalı, onları qeydiyyatdan keçirməli, yayım materiallarını paylamalıdır. Yüksək səviyyədə təşkil olunmuş mətbuat konfransı aşağıdakı tələblərə cavab verməlidir:
- konfransın təşkilatçılarının yaxadan asılan identifikasiya kartları olmalıdır ki, jurnalistlər bu və ya digər məsələ ilə bağlı kimə müraciət etdiklərini bilsinlər;
- konfrans masasının üstündə bloknot, qələm olmalıdır, masanın üstünə su qoyulmalıdır; böyük konfrans zallarında bir-birindən aralı mikrofonların quraşdırılması pis olmaz;
- konfrans iştirakçılarının arxasında mətbuat konfransını keçirən təşkilatın loqotipi olmalıdır; bu, daha çox tele- və fotomateriallar üçün gərəklidir;
- jurnalistlərin iştirakçılarla tədbirdən qabaq ünsiyyət yaratmaq, xüsusilə eksklüziv müsahibə götürmək imkanını istisna etmək lazımdır;
- nyusmeykerin masası arxasında çox adam olmamalıdır, əks halda bu, rəsmi prezidium»u xatırlada bilər; ən çoxu üç adam kifayət edir: aparıcı, nyusmeyker və ekspert (aparıcı konfransı açır, iştirakçıları təqdim edir, nyusmeyker əsas informasiyanı verir, ekspert isə bəzi hallarda mürəkkəb mövzuların şərhi üçün lazım ola bilər);
- zəruri xidmətlərin, xüsusilə kommunikasiya vasitələrinin (telefon, faks, elektron poçtu və s.) yaxınlıqda olması və jurnalistlər üçün bunlardan istifadə imkanının yaradılması
konfransın təşkilinin mühüm tərkib hissəsidir.
Mətbuat konfransı zamanı
Əgər jurnalistlərin hamısı özlərini vaxtında tədbirə çatdıra bilməyiblərsə, konfransın başlanmasını beş-on dəqiqə gecikdirmək olar. Lakin gecikmə 15 dəqiqədən çox çəkdikdə bu, vaxtında gəlmiş mətbuat nümayəndələrində əsəbilik yarada və konfransın bütün gedişinə mane ola bilər.
Tədbiri zəruri olduğundan çox davam etdirməyin. Optimal müddət 30-60 dəqiqədir. Mətbuat konfransı 30 dəqiqədən az sürərsə, bu, artıq konfrans deyil, brifinqdir. Tədbir 60 dəqiqədən çox çəkdikdə isə jurnalistlərin fikri yayınmağa, kameralar ştativdən çıxarılmağa başlayır. Hər iki halda tədbirin sanballılığı itə bilər. Mətbuat konfransı mövzu ilə maraqlanan, bu sahədə ixtisaslaşan bir neçə jurnalistin sualları davam etdiyi halda, əksəriyyətin əsnəməyə başladığı həddə çatdırılmamalıdır. Auditoriyanı izləmək, onu duymaq və bu cür məsələləri tənzimləmək aparıcının borcudur.
Konfransın mövzusunun və iştirakçıların təqdimatından sonra (bunu aparıcı edir) nyusmeykerin giriş çıxışına 10-15 dəqiqə ayırmaq lazımdır. Bundan sonra iştirakçıları bir-birinin əksi olan iki təhlükə gözləyə bilər:
a) jurnalistlər bir-birinin üzünə baxır və heç kimdən səs çıxmır;
b) suallar yağış kimi yağdırılır, hərə iki-üç sual verməyə çalışır.
Birinci vəziyyət çox nadir hallarda yaranır. Bu, o deməkdir ki, ya informasiyada heç bir maraqlı yenilik yoxdur, ya da nyusmeyker vəzifəsinin öhdəsindən gələ bilməyib — onun çıxışı anlaşıqlı olmayıb. PR nəzəriyyəçisi Sem Blek isə belə hallarda da narahatçılığa əsas görmür. Onun fikrincə, sualların olmaması hələ məğlubiyyət demək deyil. Bu, verilən informasiyanın tam və təfərrüatlı olmasından da irəli gələ bilər. Bizim fikrimizcə isə, istənilən halda belə vəziyyət konfransın iflası deməkdir. Əlbəttə, bu cür şəraitə qabaqcadan hazırlaşmaq olar və təcrübəli PR mütəxəssisi məhz belə də edir: məsələn, özünün hazırladığı sualları əvvəlcədən yaxın münasibətdə olduğu jurnalistlərə paylayıb xahiş edir ki, nyusmeyker çıxışını bitirən kimi «aranı qızışdırmaq» məqsədi ilə həmin sualları ona versinlər; yaxud cibindən bir vərəq çıxarıb deyir ki, konfransdan qabaq jurnalistlərdən biri əsas iştirakçıya belə sual ünvanlayıb və s. Lakin ən yaxşısı işi bu həddə çatdırmamaqdır. Bunun üçün isə danışanda aydın və anlaşıqlı danışmaq, konfransın sonrakı gedişinə jurnalistlərin marağını öldürməmək üçün hər şeyi təfərrüatı ilə açıqlamamaq, necə deyərlər, suallara yer qoymaq lazımdır.
İkinci halda aparıcının işi çox olur. Buna görə də o, əvvəlcədən şərt qoymalıdır ki, hərənin yalnız bir sual vermək imkanı vardır və bu şərt pozulduqda aparıcı reqlamenti xatırlada bilər. Əgər jurnalist sual vermək əvəzinə rəy bildirməyə və ya dialoqa girişməyə çalışırsa («fürsətdən istifadə edib demək istəyirəm ki...», «mən Sizinlə razı deyiləm, çünki...»), aparıcı onun da sözünü çəkinmədən kəsə bilər: «Mümkünsə, sualınızı ifadə edin».»
Bütün bunlar aparıcının funksiyası ilə bağlı tövsiyələrdir. Nyusmeykerin məsuliyyəti isə daha ağırdır. Nyusmeykerin çıxışını jurnalistlərin necə qarşılayacağı onun öz fikrini düzgün və anlaşıqlı ifadə etmək bacarığından və bu çıxışın informativliyindən asılıdır. Mətbuat konfransı haqqında KİV-də gedəcək materialların əsasını da məhz nyusmeykerin çıxışı və suallara cavabı təşkil edəcək. Əlbəttə, o, konfransın həsr olunduğu mövzunu dərindən bilir, mövzu ilə bağlı suallara qabaqcadan hazırlaşıb, uzaqbaşı, çətin məqamda yanındakı ekspert onun köməyinə gələ bilər. Lakin əgər nyusmeyker tanınmış adamdırsa və ictimaiyyət üçün onun fikirləri maraqlıdırsa, jurnalistlər fürsətdən istifadə edib oxucuları maraqlandıran, lakin konfransın mövzusuna qətiyyən dəxli olmayan suallar da verəcəklər: məsələn, Qarabağ münaqişəsinin nizamlanması üzrə danışıqların gedişinə, yaxud şəhər merinin ictimai rezonans doğuran sonuncu layihəsinə onun münasibətini soruşacaqlar.
Mövzuya dəxli olmayan hər hansı sual və onun cavablandırılması müzakirənin axarını başqa istiqamətə yönəldə və jurnalistləri konfransın əsas məqsədindən yayındıra bilər. Buna görə də kənar sualları cavabsız qoymamaqla yanaşı, mətbuat işçilərinə konfransın leytmotivindən yayınmağa imkan verməmək böyük ustalıq tələb edir. Belə hallar üçün ümumi bir resept vermək çətindir. Hər şey sualın xarakterindən, nyusmeykerin hazırcavablığından asılıdır. Lakin iki məqamı vurğulamaq istərdik. Əvvəla, sualın səni əsəbiləşdirdiyini heç vaxt jurnalistə nümayiş etdirmək olmaz. «Bu problemin mövzumuza dəxli yoxdur» demək əvəzinə, «Gəlin, bu məsələni siyasətçilərin öhdəsinə buraxaq» və ya «Güman etmirəm ki, bu məsələ ilə bağlı mənim vətəndaş mövqeyim sizin auditoriya üçün maraqlı olsun» kimi cavablar vermək daha məqsədəuyğundur. İkincisi: əgər mövzudan kənar verilən sualla bağlı sizin başqalarından fərqli, orijinal mövqeyiniz varsa, onu indi açıqlamayın. Konfransın həsr olunduğu mövzunun mətbuatda geniş işıqlandırılmasını istəyirsinizsə, nəzərə alın ki, kənar suala verilmiş orijinal cavab mətbuatda ön plana çıxıb konfransın predmetini kölgədə qoya bilər.
Tədbirə canlılıq, üslub və temp verməyə çalışın. Hər dəfə məqam düşdükcə, təqdimatın predmetini nümayiş etdirin. İmkan daxilində, süjetlərdən, videotəsvirlərdən, səs tərtibatından, slayd və sxemlərdən istifadə edin.
Mövzu ilə bağlı əlavə materiallardan ibarət press-relizi konfrans vaxtı və ya ondan sonra jurnalistlərə paylamaq olar. Bu, onlara mətbuat konfransından hesabat hazırlamaqda kömək edər və sizin əsas fikirlərinizin təhrif olunmasının qarşısını alar.
Mətbuat konfransından sonra. Əgər aparıcı konfransı bağlı elan etdikdən sonra da nyusmeyker jurnalistlərin gördüyü və eşitdiyi yerdə qalırsa, hələ konfransı bitmiş hesab etmək olmaz. Mütləq kimsə ona yaxınlaşıb eksklüziv müsahibə götürmək istəyəcək. Bu, arzuolunmaz və etikadan kənar hərəkət sayılır. Belə vəziyyətdən ən yaxşı çıxış yolu vaxtın azlığına istinad edərək jurnalistə vizit kartını təqdim etməkdir.
Mətbuat konfransının bitməsi ilə PR mütəxəssisinin tədbirlə bağlı işləri sona çatmır. O, konfransın mətbuatda işıqlandırılmasının monitorinqini (buna media-klippinq və ya kontent-analiz də deyirlər) aparmalı, materialları təhlil etməli, jurnalistlərə və redaktorlara öz təşəkkürlərini və ya iradlarını bildirməlidir. Tədbirin materiallarını mövzuya maraq göstərən, lakin konfransa gələ bilməyən jurnalistlərə göndərmək də pis olmazdı. Və nəhayət, konfransdan sonrakı fəaliyyətlə bağlı daha bir neçə tövsiyə: mətbuat konfransının təşkilinə sərf olunmuş xərcləri hesablayın və bunları planlaşdırılmış büdcə ilə tutuşdurun. Tədbirin güclü və zəif tərəflərini təhlil etmək məqsədi ilə məsul işçilərlə yığıncaq keçirin. Əldə edilmiş nəticələrin xülasəsini hazırlayın və onlara paylayın ki, gələcəkdə mətbuat konfranslarının təşkili zamanı bunlardan yararlana bilsinlər.
Müəllif: Rafiq İsmaylov
Mənbə: İctimaiyyətlə Əlaqələr: BÜTÜN YOLLAR KİV-DƏN KEÇİR kitabı
