Beynəlxalq konfransların təşkili və keçirilməsinin əsas elementləri:
— konfransın keçirilməsi yerinin seçimi (bu zaman siyasi vəziyyət, texniki imkanlar, təhlükəsizlik nəzərə alınır);
— xarici nümayəndə heyətlərinin qarşılanması (rəhbəri) tək yaxud, nümayəndə heyəti ilə, bir qayda olaraq, dövlət, hökumət nümayəndələri, müvafiq diplomatik nümayəndəliyin başçısı qarşılayır;
— vizitlər (ilk vizit öz ölkənin diplomatik nümayəndəliyinə, sonra ölkənin rəsmi nümayəndələrinə);
— konfransda əyləşdirmə. Beynəlxalqa praktikaya müvafiq olaraq, əyləşdirmə əlifba sırası ilə baş verir (bir qayda olaraq, fransız yaxud ingilis əlifbası istifadə edilir);
— konfransda sədrlik etmə, (konfransı adətən qəbul edən ölkəni təmsil edən müvəqqəti sədr açır);
— konfransın iş dilləri (orta əsrlərdə danışıqlar latın dilində aparılırdı; XVIII-XIX əsrlərdə diplomatların iş dili fransız dili oldu; indi onlar, bir qayda olaraq, bir neçə dənədir. Təmsilçilər doğma dildə çıxış edə bilərlər, lakin nümayəndə heyəti iş dillərindən birinə tərcüməni təmin etməlidir);
— deleqatların böyüklüyü (nümayəndə heyətlərinin rəhbərlərinin ekvivalent ranqa malik olmaları arzuolunandır);
— imtiyazlar və immunitetlər (toxunulmazlıqlar). Uzun müddət konfransarda dövlətlərin nümayəndə heyətlərinə verilməli olan imtiyazlar və immunitetlərin həcmi məsələsi mübahisə doğururdu. Indi şübhə doğurmur ki, konfransın xarakterindən (siyasi, yaxud texniki) asılı olmayaraq, deleqatlar və onların daxil olduqları nümayəndə heyətləri onlar göndərən suveren dövlətlərin maraqlarını təmsil edirlər və deməli, qarşılarında
qoyulmuş məsələlərin icrası üçün bütün lazımi imkanlara malik olmalıdırlar (diplomatlarla eyni).
____________________________________
Istənilən konfransın mütləq elementi iştirakçıların fəaliyyətini istiqamətləndirən və müəyyən edən, sədrin mübahisəli vəziyyətlərdə istifadə etdiyi yazılmış qaydalar olmalıdır.
____________________________________
Bu daimi qaydalar sessiyada qəbul edilir və növbəti sessiyalarda standart qaydalar kimi nəzərdən keçirilir. Məsələn, BMT Baş Assambleyasının işləmə qaydaları.
Işləmə qaydalarında əks olunmuş hüquqi normalar əsasən aşağıdakı məsələləri tənzimləyirlər:
A. Konfransın ümumi təşkili:
1) nümayəndə heyətlərinin tərkibi və təmsilçilərin səlahiyyətləri;
2) komitələrin yaradılması;
3) rəsmi dillər;
4) iclasların açıq, yaxud qapalı olduğu məsələsinin müəyyən edilməsi;
5) protokolların aparılması;
6) baş katib və katibliyin vəzifələri.
B. Sədrin ümumi və xüsusi hüquqları:
1) iclasların açılışı, dayandırılması və bağlanması, həmçinin onlarda diskussiyaların idarəedilməsi;
2) iclaslarda nizamın qorunub saxlanılması;
3) iclasların aparılması qaydası üzrə qətnamələrin çıxarılması və onların gedişatına rəhbərlik;
4) çıxışçı siyahılarının elan edilməsi və bağlanması.
C. Deleqatların xüsusi hüquqları:
1) üsul (prosedur) xarakterli təkliflər irəli sürmək hüququ;
2) başqa deleqata cavab vermək hüququ;
3) iclasın aparılması qaydası üzrə təkliflər etmək hüququ.
D. Təkliflərin irəli sürülməsi və qərarların qəbul edilməsi metodları:
1) təklifləri və onlara düzəlişləri nəzərdən keçirmə qaydası;
2) səsvermə hüququ və qərarların qəbulu zamanı tələb olunan çoxluq;
3) səslərin hesablanması və səsverməyə rəhbərlik metodları;
4) səsvermə qaydaları.
Konfransın gündəliyinə müzakirə üçün məsələlər və onların müzakirə edilməsi qaydasını daxil edirlər.
Hüquqi normaların çoxşaxəliliyinə baxmayaraq, onların hamısını 4 əsas kateqoriyaya bölmək olar. Bu normalar nümayəndə heyətlərinin öz dövlətlərinin təmsilçiləri, konf¬ran¬sın, konfrans katibliyi və onun icraçı başçısının vəzifəli şəxsləri kimi fəaliyyətinin hüquqi vəziyyətini və qaydasını tənzimləyir. Həmçinin bu normalar konfransda onun çağırılmasına səbəb olmuş məsələlərin nəzərdən keçirilməsi və mahiyyəti üzrə qərarların qəbulu qaydasını tənzimləyirlər.
____________________________________
Günün ilkin çağırışı adətən konfransın komissiya, yaxud katiblik üzvləri tərəfindən hazırlanır və adi konfransın keçirilməsi halında özündə aşağıdakıları ehtiva edir:
A) Mütləq bəndlər (məsələn: əvvəlki iclasın protokolonun təsdiqi);
B) Keçən sessiyadan baxılması üçün qalmış məsələlər;
C) Baxılması üçün yeni təqdim edilmiş məsələlər.
Gündəliyə salınmış məsələlər vaxtında katibliyə (komissiya üzvlərinə) göndərilir ki, sonuncular bu məsələləri incələyib, onları iştirakçılara çatdıra bilsinlər. Bəzi konfranslar üçün gündəliyin hər bəndi üzrə izahedici memorandumun yayılması mütləqdir. Nümayəndə heyətinin tərkibi prosedur qaydaları ilə müəyyən edilir.
Müəyyən hallarda, məsələn, hər hansı sazişin mətnini imzalamaq üçün səlahiyyətlər tələb olunur. BMT-nin Baş Assambleyasının prosedur qaydalarının 29-cu bəndinə müvafiq olaraq konkret namizədə qarşı etirazlar irəli sürülürsə, namizədlərin ilkin buraxılışı mümkündür.
____________________________________
Hər nümayəndə onun şəxsiyyətini təsdiqləyən və konfransda iştiraka səlahiyyətləndirən etimad sənədlərinə malikdir; adətən xüsusi (mandat) komissiya onların əslinə uyğunluğunu yoxlayır və nəticələr barədə plenar iclasda məruzə edir. Etimad sənədləri dövlət orqanları tərəfindən verilir və konfransın prosedur qaydalarına müvafiq olmalıdırlar.
___________________________________
Müşahidəçilərin buraxılması və statusu konfransın prosedur qaydalarından asılıdır, lakin onlar səs hüququna malik deyillər. BMT-nin Baş Assambleyasında müzakirədə iştiraka istisna hallarda buraxılsalar da, təhlükəsizlik şurasında bu adi praktikadır.
Rəsmi dillər mətnlər və qətnamələr çap olunan, həmçinin diskussiyalar aparılan dillər hesab edilir. Iş dilləri diskussiyalarda və konfrans iştirakçılarının çıxışlarının tərcüməsi zamanı istifadə edilir.
Draqoman (ərəb dilindən yaranmış fransız sözüdür və mənası tərcüməçi deməkdir) –şərq ölkələrində diplomatik və konsul missiyaları yanında rəsmi tərcüməçinin köhnəlmiş adıdır. Bərqərar olmuş ənənələrə uyğun olaraq draqoman diplomatik və ya konsul korpusunun üzvləri siyahısına şamil edilirdi.
Bir qayda olaraq draqomanlar sadəcə tərcüməçi yox, həmçinin qəbul edən ölkənin qaydalarını, ənənələrini və tarixini bilən nüfuzlu mütəxəssislər idi. Bu mütəxəssislər çox yüksək qiymətləndirilir və bəzən ahıl yaşlarına qədər vəzifədə qala bilərdilər.
Müasir diplomatik praktikada bu termin tədricən istifadədən çıxır, hərçənd məcazi mənada diplomatik missiyaların ştatında olan və şərq dillərini yaxşı bilən yüksək səviyyəli mütəxəssislərin səciyyələndirilməsi üçün istifadə oluna bilər.
Konfranslar ola bilər:
– dəvət edilən ictimaiyyət və kütləvi informasiya Vasi¬tələri üçün tam açıq konfrans;
— ictimaiyyət və jurnalistlərin yalnız konfrans iştirak¬çılarının təsdiqlədiyi son nəticə olan kommünikeni aldıqları tam qapalı konfrans;
— məhdudsaylı iştirakçıları olan konfrans; b. halda ictimaiyyət və jurnalistlər iştirakçılardan baş verənlər barədə məlumatı mətbuat konfransları, brifinqləri və s. vasitəsilə əldə edirlər.
Istənilən konfrans qarşısında qoyulan əsas tələblərdən biri nəyin qəbul edildiyi və nəyin rədd edildiyi barədə tam aydınlıqdır. Bu məqsədlə konfransın keçirilməsi və əldə olunmuş razılıqlar barədə informasiya dəyişməz olaraq saxlanılır, iştirakçılar isə onun dürüstlüyünü təsdiqləməlidirlər. Bu informasiya aşağıdakı formalarda ola bilər:
A) stenoqrafik hesabat (əllə, yaxud audiodaşıyıcıya yazılmış);
B) katiblik və ya xüsusi məruzəçi (rapporteur) tərəfindən hazırlanmış yekun hesabat;
C) müqavilə və qətnamələrin mətnləri.
Iştirakçıların hüquqları, həmçinin onların hərəkət məhdudiyyətləri adətən prosedur qaydalarında əks olunur. Adətən bu qaydalara daxildir: müzakirə olunan hər məsələ üzrə çıxış etmək hüququ; etiraz və cavab vermək hüququ (point of order; əksərən iştirakçının yersiz, yaxud təhqiredici kimi qiymətləndirilən çıxışına, yaxud dediyinə etiraz formasında); prosedur təklif hüququ (prosedural motion; iclasın keçirilməsi üsuluna aiddir və dərhal konfrans sədri tərəfindən səsverməyə qoyulmalıdır); başqa çıxışçının söylədiklərinə cavab vermək hüququ.
Qərarlar konfransda adətən bir, yaxud bir neçə iştirakçı tərəfindən irəli sürülmüş yazılı təkliflərin əsasında qəbul edilir; bu cür təkliflər qətnamə layihəsi kimi nəzərdən keçirilir. BMT-də onlar izahedici memorandumla bir¬gə baxılmağa verilir.
Akklamasiya (lat. acclamatio – nida, haylama deməkdir) diplomatik praktikada, həmçinin bəzi parlamentlərin, konfransların, qurultayların, forumların və s. reqlamenti üzrə səsvermə aparılmadan qərarların qəbulu üsulu deməkdir. Qərarlar iştirakçıların reaksiyası əsasında qəbul edilir: haylama, alqışları, replikaları, yerlərdən dedikləri və s.
Keçirilən tədbirlərin rəsmi protokollarında, bir qayda olaraq, qeyd edilir: «qərar akklamasiya yolu ilə qəbul edilib».
