(a) Üçüncü şəxsdə rəsmi nota
(b) Verbal (imzasız) nota (c) Birinci şəxs adından rəsmi məktub (şəxsi müraciətnamə. Red. qeydi) (d) Rəsmi şəxs - rəsmi şəxsə (e) Notanın yaxud məktubun qəbul edilməməsi Müəllif Ralf Corc Felthem
Rəsmi nota diplomatik nümayəndəlik və xarici işlər Nazirliyi arasında ənənəvi məktublaşma üsuludur. Nota hamıya bəlli olan beynəlxalq dildə, milli gerblə bəzədilmiş rəsmi blankda, ünvan göstərilməklə çap edilir və aşağıdakı şəkildə başlayır:
__________ səfirliyi xarici işlər Nazirliyinə öz dərin ehtiramını bildirir və Sizi _________ haqqında məlumatlandırmaqdan [yaxud] Sizin diqqətinizə _________ çatdırmaqdan şərəf duyur.
Sonra notanın məzmunu gəlir və sənəd aşağıdakı formula ilə bitir:
Səfirlik fürsətdən istifadə edərək xarici işlər Nazirliyini öz dərin ehtiramından əmin edir.
Tarix [göndərənin inisialı və səfirliyin möhürü]
Bəzi dövlətlərdə (məsələn, Amerika Birləşmiş Ştatlarında) sonuncu nəzakət formulası buraxılır.
Rəsmi nota eləcə də diplomatik missiyaların özləri arasında standart ünsiyyət formasıdır.
Verbal nota da üçüncü şəxs adından yazılır və adətən rəsmi notanın tərtib olunduğu formada hazırlanır.
Xarici işlər naziri ilə (diplomatik missiya başçısı tərəfindən) yaxud nazirlik təmsilçilərindən kiminləsə (missiyanın diplomatik korpus üzvləri tərəfindən) ünsiyyətin daha az formal üsulu, birinci şəxs adından yazılan məktubdur. O yüksək keyfiyyətli yazı kağızında yuxarısında ünvan, tarix göstərilməklə yazılır və aşağıdakı
Missiya başçısından xarici işlər nazirinə
Diplomatik nümayəndəlik başçısı adından xarici işlər nazirinə rəsmi məktub, bir qayda olaraq, "Zati-Aliləri", yaxud bəzən sadəcə "Cənab..." sözü ilə başlayır. Sonra gəlir: ...şərəf duyuram
Sonda yazılır:
Zati-Aliləri, Sizi öz dərin ehtiramımdan əmin etmək üçün, bu imkandan istifadə etmək istərdim.
Yaxud
Zati-Aliləri, mənim ən xoş diləklərimi yenidən qəbul edin.
[Göndərənin adı]
Bəzən, Səfir və xarici işlər naziri arasında yaranmış münasibətdən asılı olaraq, məktub "Hörmətli Nazir" sözü ilə başlaya və "Sizin Sadiq" sözü ilə tamamlana bilər. Böyük Britaniyada daha az formal yanaşmaya önəm verilir, çünki burada nə ingilis nazirinə, nə də rəsmi şəxslərin heç birinə "Zati Aliləri" deyə müraciət olunmur.
Əgər məktub "Zati-Aliləri" sözü ilə başlayırsa, o sonra da belə ciddi üslubda tamamlanmalıdır, məsələn: "Bizim hökumətimiz Zati-Alinizin təklifi ilə tanış oldu..." Amma belə gedişat cansıxıcı görünə bilər və gərəksiz ehtişamdan yan keçmək üçün ikinci şəxsdə daha adət olunmuş müraciətin (Siz, Sizin) istifadə olunması mümkündür.
Bir qayda olaraq, rəsmi şəxslər arasında məktublaşma zamanı "Hörmətli (ünvan sahibinin adı)" müraciəti işlənilir və məktub "Sizin Sadiq (göndərənin adı)" sözləri ilə tamamlanır. (d) Şifahi müsahibələrin yazılı şəkildə verilməsi üsulları Diplomatik missiya başçıları çox vaxt öz hökumətlərindən akkreditasiya edildikləri dövlətin xarici işlər Nazirliyinə protest çatdırmaq yaxud hansısa məsələ üzrə izahat xahiş etmək tapşırığı alırlar. Bunun üçün şəxsən görüşə getmək tələb olunur ki, bu görüş vaxtı diplomat "öz sualını şərh edir" və o, gəlişinin məqsədinə dair heç bir şübhə yeri qoymamaq üçün, nazirlikdə öz qeydlərinin qısa izahını saxlayır. Buna aşağıdakı formada əməl oluna bilər:
Yaddaş məktubu (aide-memoire), burada hökumətin nəzər nöqtəsi yaxud hərəkəti izah olunur ya da təklif qeyd olunur. “Aide-memoire" sərlövhəsi yazılır, sonda tarix göstərilir, ancaq ünvan göstərilmir və imza ilə möhür qoyulmur.
Yaxud
Kağız səhifəsi (bout de papier), burada mətn sərlövhəsiz, imzasız və tarixsiz göstərilir ki, zərurət yaranarsa onun mənşəyini inkar etmək mümkün olsun. Beləliklə, o, yaddaş məktubundan daha az rəsmi səciyyə daşıyır. Diplomatlar konfrans zamanı hansısa ehtiyatla yanaşmaq tələb olunan məsələnin müzakirəyə çıxarılmasını yaxud öz hökumətinin təlimatına əsasən həddən artıq incə və diplomatın tabeliyində olduğu xarici işlər nazirinin özünün toxunmaq istəmədiyi məsələyə görə protest çatdırmağı istəməyə bilərlər. Belə olan halda diplomat həmin məsələni özü müzakirə edə və problemin qeyri-müəyyən şəkildə şərh edildiyi qeyri-rəsmi kağız (non-paper) saxlaya bilər.
Əgər xarici işlər Nazirliyi hesab etsə ki, əcnəbi dövlət hökumətinin müraciətində təhqiramiz səciyyəli mülahizələr var, onda o, hətta bu müraciəti artıq alıb və onunla tanış olubsa belə, onu "qəbul etməkdən boyun qaçıra bilər". Bu cür durumlarda Nazirlik - yaxud nazir özü - müvafiq diplomatik nümayəndəliyin başçısını çağırır və onun hökuməti tərəfindən sənədin qəbul edilmədiyini ona bildirməklə, alınmış sənədi ona geri verir.
Mənbə Diplomatın stolüstü kitabı