Ölkənin diplomatik paytaxtında təsis edilmiş diplomatik nümayəndəliyin (başqa cür - missiyanın) tərkibinə, bir dövlət tərəfindən müvafiq qaydada təyin, başqası tərəfindən təsdiq edilən diplomatik nümayəndə, eləcə də missiyanın heyəti daxildir. Qəbul edən dövlətdə yalnız bir adam başqa dövləti təmsil edə bilər və məhz o nümayəndəliyin, onun bütün fəaliyyətinə görə cavabdeh olan başçısı olur. Missiyanın heyəti, ciddi deyilsə, birbaşa həlledici funksiyalara malik deyil və yalnız başçıya yardım edir.
Əvvəllər yalnız missiya başçısına aid edilən "diplomatik agent" termini, hazırda eləcə də missiyanın diplomatik heyətinin üzvlərinə, attaşeyə, başqa xidmətlərin müşavirlərinə və əməkdaşlarına deyilir, o şərtilə ki, onlar diplomatik dərəcəyə malik olsunlar. Müəllif Ralf Corc Felthem
Diplomatik terminologiya çox vaxt anlaşıqlı olmur və yanlışlığa aparıb çıxara bilir. Diplomatik münasibətlər haqda 1961-ci il Vyana konvensiyası bu məsələyə aydınlıq gətirməyə yardım edərək, diplomatik nümayəndəliyin ştatını aşağıdakı şəkildə (mötərizədə fransız ekvivalenti ilə) müəyyən edir:
a) "nümayəndəlik başçısı" (chef de mission) - göndərən dövlət tərəfindən üzərinə bu istiqamətdə fəaliyyət göstərmək vəzifəsi qoyulan adam;
b) "nümayəndəlik üzvləri" (membres de la mission) heyət başçısına və üzvlərinə deyilir;
c) "nümayəndəlik heyəti üzvləri" (members du personnel de la mission) - missiyanın diplomatik heyətinin, inzibati-texniki heyətinin, eləcə də xidməti heyətinin üzvləri;
d) "diplomatik heyətin üzvləri" (membres du personnel diplomatique) nümayəndəliyin diplomatik dərəcəyə malik üzvlərinə deyilir;
e) "diplomatik agent" (agent diplomatique) - nümayəndəlik başçısı yaxud nümayəndəliyin diplomatik heyətinin üzvü;
f) "inzibati-texniki heyətin üzvləri" (membres du personnel administratif et technique) nümayəndəliyin inzibati-texniki xidmətini həyata keçirən nümayəndəlik üzvlərinə deyilir;
g) "xidməti heyətin üzvləri" (membres du personnel de service) nümayəndəlik heyətinin nümayəndəliyin daxili xidmətinin üzvlərinə deyilir;
(h) "şəxsi qulluqçu" (domestique prive) - nümayəndəlik üzvlərinə daxildə xidmətlə məşğul olan və göndərən dövlətin qulluqçusu olan adama deyilir.
Diplomatik dərəcə termini müəyyən olunmayıb, ancaq indiki kontekstdə diplomatik missiyadakı bir sıra vəzifələrin təsviri üçün istifadə olunur, bu vəzifələri tutanlar ənənəvi olaraq bütün diplomatik imtiyazları və immunitetləri alırlar. "Diplomatik agent" termini də eləcə nümayəndəliyin diplomatik heyətinin üzvlərinin və başçısının təsviri üçün daha dəqiq söz kimi istifadə olunur. Hamı tərəfindən qəbul edilmiş terminologiya "diplomat" sözünü istifadə edir, hərçənd bu daha az dəqiqdir.
Nümayəndəliyin strukturu onun funksiyalarını əks etdirir və aşağıda təsvir olunan model, hətta bu funksiyalar bir adam tərəfindən yerinə yetirildikdə belə (bəzi konkret hallarda olduğu kimi), həqiqi olaraq qalır.
Mənbə Diplomatın stolüstü kitabı