Menecmentdə informasiya təminatı

1. Menecmentdə informasiyanın rolu.
2. İdarəetmədə tətbiq edilən informasiyaların növləri və təsnifatı.
3. İnformasiyanın yaranma və alınma mənbələri.
4. Menecmentdə kommunikasiya.
5. İnformasiya texnologiyaları və sistemləri.

İnformasiya – idarəetmənin ən başlıca xammalıdır. İnformasiya, hər hansı bir yolla ölçülə bilən və tərkibində yenilik olan məlumatdır. Texniki-iqtisadi informasiyanın ölçü vahidi «bit»dir. İnformasiyanın toplanmasında, saxlanmasında, araşdırılmasında və verilməsində texniki və rabitə vasitələrindən istifadə olunduqda, onu kommunikasiya prosesi adlandırırıq.
Hazırkı dövrdə idarəetmə prosesini kommunikasiya və qərar qəbul etmə proseslərindən ayrı təsəvvür etmək qeyri mümkündür. İdarəetmənin 5 funksiyasının – planlaşdırma, təşkiletmə, motivləşdirmə, nəzarət və marketinqinin ümumi xüsusiyyətləri də bunlarla bağlıdır. Bu funksiyalar hamısı qərarların qəbul edilməsini tələb edir və hamısına informasiya lazımdır ki, düzgün qərar qəbul etmək üçün ondan istifadə etsinlər və bu qərarı müəssisənin başqa üzvlərinə çatdıra bilsinlər. Bu iki xüsusiyyət idarəetmənin bütün funksiyalarını özündə birləşdirdiyi üçün kommunikasiya və qərarların qəbul edilməsini çox vaxtı əlaqələndirici funksiyalar adlandırılırlar.
İdarəçilik işi, təsərrüfatçılıqla bağlı olsa da, əsasən zehni bir işdir. Təşkilatın mütəşəkkil işləməsi üçün, rəhbər qərar qəbul edərkən bir neçə alternativ ehtimallardan düzgününü seçməlidir. Alternativlərin birinin seçilməsi – qərardır. Beləliklə də, qərarın qəbul edilməsi – nəyin və necə planlaşdırılması, təşkil olunması, motivləşdirilməsi və nəzarət edilməsinin seçilməsidir. Bu, rəhbərin, o cümlədən, hər bir menecerin fəaliyyətinin əsas məzmununu təşkil edir.
Operativ, obyektiv və effektiv qərarın qəbul edilməsi üçün və ya problemin həqiqi miqyasının dərk edilməsi üçün əsas tələb, relevantdəqiq informasiyanın olmasıdır. Bu informasiyanın yeganə alınma üsulu isə kommunikasiyadır.
İnformasiyanın növləri çoxdur. Qlobal bölgü üzrə - texniki, sosial, iqtisadi, siyasi, tarixi, hərbi, tibbi və s. informasiyalarını fərqləndirmək olar. İdarəetmə prosesində zəruri olan və daha çox iştirak edən texniki-iqtisadi və sosial informasiyanın aşağıdakı bölgüsü vardır:
1.Yaranma səbəblərinə görə - ilkin, aralıq və hesabat növləri.
2.İcra etdiyi funksiyalara görə - plan, uçot, statistika və s. növlər.
3.Vaxta görə - gündəlik, həftəlik, aylıq, rüblük, illik və s., eləcə də daimi və dəyişən.
4.İstifadəyə yararlı olmasına görə - yararlı, artıq (izafi), səhv (yanlış).
5.Qeydiyyata götürülməsinə görə - rəqəmlə, əlifba ilə, simvollar və siqnallar ilə.
6. Ötürülmə qabiliyyətinə görə – görünən, eşidilən və görülüb-eşidilən.
7. İdarəetmədə tətbiqinə görə – iqtisadi, sosial, texniki, elmi və s.
8. Alınma mənbələrinə görə - daxili və xarici informasiyalar.

Şəkil 8. İdarəetmə informasiyalarının təsnifatı

İdarəetmə prosesində ən çox lazım olan informasiya relevant informasiyadır. Relevant sözü – mənasına görə, üst-üstə düşmək deməkdir. Məqsəd ilə üst-üstə düşən, həll edilən məsələyə bilavasitə aid olan informasiya - relevant informasiya adlanır.
Semantika – dilçilik elementidir. İdarəetmədə anlaşılmazlıq odur ki, biri dediyini o biri başa düşmür. İdarəetmədə idarə edən adam idarə etdiyinin dilini bilmirsə buna semantik baryer deyilir. Baryerin mənası - maneə deməkdir.
İdarəetmənin informasiya təminatını ödəmək üçün avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemi və yaxud avtomatlaşdırılmış informasiya sistemi yaradıla bilər. Avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemi müəssisənin, təşkilatın, firmanın idarə edilməsində üzə çıxan məsələləri həll etmək və ya qərar qəbul etmək məqsədilə yaradılır. Burada, əsasən texniki vasitələrdən, kompüterlərdən və kadrlardan istifadə olunur. Belə sistemlərdə adamlar sistemin elementi kimi çıxış edirlər, yəni adamların iştirakı zəruridir. Avtomatlaşdırılmış informasiya sistemlərində informasiyanın toplanması, saxlanması, işlənməsi və verilməsi ayrı-ayrı sahələr üzrə və yaxud ümumi məqsədə xidmət üçün yaradıla bilər.
İdarəetmədə istifadə olunan informasiyaları əsasən aşağıdakı mənbələrdən əldə etmək olar:
-İnformasiya büroları.
-Mətbuat, kütləvi informasiya vasitələri.
-Ticarət - sənaye palatası.
-Statistika komitəsi.
-Standartlaşdırma və metrologiya komitəsi.
-İqtisadi İnkişaf nazirliyi.
-Banklar.
-Xidmət və konsaltinq (məsləhət) firmaları və s.
Bunlardan başqa digər mənbələr də vardır. Lakin, məhdudiyyət qoyulur. Buna misal Gömrük Komitəsini göstərə bilərik. Hal-hazırda bizim ancaq xammal xaricə çıxarılır, hazır məhsul isə çox az çıxarılır ki, bunların haqqında məlumat almaq çox çətindir.
Daxili nəzarət çərçivəsində isə hər bir rayonun özünün vergi müfəttişliyindən məlumat almaq olar. Banklar informasiya mənbəyi kimi çıxış edə bilərlər. Əsasən elmi-texniki tərəqqi ilə bağlı yeni məhsullar istehsalını şərh edən referativ jurnallarda geniş informasiya olur. Bu jurnallardan faydalı informasiya almaq olar. Digər jurnallardan, arxivdən və kitabxanalardan da informasiya mənbəyi kimi istifadə edə bilərik.
İnformasiyalar əsasən bir məqsədə qulluq edirlər – idarəetmədə qərar qəbul etmək üçün şərait və imkan yaratmaq.

İnformasiya sistemi – idarəetmə prosesinin informasiya ilə təmin olunmasını təşkil edən vasitə olub, bütün idarə sisteminin bölmələrinə lazım olan dəqiq məlumatların vaxtında verilməsinə imkan verir. İnformasiya sistemi aşağıdakı elementləri özündə əks etdirir:

- İnformasiyanın toplanması.
- İnformasiya dövriyyəsinin təşkili.
- İnformasiyanın saxlanması və aktuallaşdırılması.
- İnformasiya sisteminin texniki təminatı.
- İnformasiya sisteminin riyazi (proqram) təminatı.
- İnformasiyanın verilməsi.
İnformasiya sistemləri sadə və mürəkkəb quruluşlarda hazırlana bilərlər. Sadə informasiya sistemləri əsasən müəssisədaxili bölmələr üçün nəzərdə tutulur və informasiyanın toplanması, saxlanması, verilməsi prosesləri insanlar tərəfindən əl ilə həyata keçirilir. Mürəkkəb informasiya sistemləri isə bütün əməliyyatların avtomatlaşdırılmış qaydada icrası və tətbiqi ilə bağlıdır. Bu halda, ilkin informasiyadan tutmuş hesabat sənədlərinin alınmasınadək bütün işlərin icrası texniki vasitələrin köməkliyi ilə və avtomatlaşdırılmış qaydada həyata keçirilir.
Menecmentin təşkili və tətbiqi üçün bütün müəssisə və təşkilatlar zəruri informasiya bazasına malik olmalıdırlar. Bunun üçünsə ilkin informasiya massivləri təşkil odunmalıdır. Bu informasiya massivləri normativ-sorğu, cari və axtarış informasiya blokları şəklində tərtib oluna bilərlər.
Ümumiyyətlə hər bir informasiya sistemi aşağıdakı parametrlərlə xarakterizə olunur:
- Bütün halqalardakı sabit informasiyanın həcmi.
- Daim hərəkətdə olan axın xarakterli dəyişən informasiyanın həcmi.
- İnformasiya sistemində kommunikasiya şəbəkəsinin buraxa bilmə qabiliyyəti.
- İnformasiya sistemin operativ və dəqiq fəaliyyəti.
- İnformasiya işlərində əlaqələndirmə dərəcəsi.
İnformasiya sisteminin təşkili üzrə mövcud olan bütün variantları müxtəlif həlqələr üzrə təsnif etmək olar ki, onların da hər biri onun bu və ya digər xüsusiyyətini açıb göstərir:
1. İdarəetmənin müxtəlif səviyyələrinə görə - informasiya toplanması dərəcəsini, mərkəzləşdirilən və qeyri-mərkəzləşdirilən sistem kimi ayırmaq olar.
2. Əhatə dairəsinə görə – informasiya sistemi kompleks və lokal sistemlərə bölünür. Lokal sistemi məlumatları ayrı-ayrı problem və ya idarəetmə funksiyaları üzrə istiqamətləndirir. Kompleks sistemi isə idarəetmə prosesində bütün məlumatların olunmasını tələb edir.
3. Təyinatına görə – istehsalat informasiya sistemi və elmi-texniki informasiya sistemləri fərqləndirilir.
4. İnformasiya sisteminin mürəkkəblik dərəcəsinə görə - sadə və mürəkkəb informasiya sistemləri ayrılırlar.
5. İnformasiyanın işlənməsinin avtomatlaşdırılması və mexanikləşdirilməsi səviyyəsinə görə - əl ilə işlənən, mexanikləşdirilmiş və avtomatlaşdırılmış sistemlər mövcuddur.
İnformasiya sistemlərinin işlənməsinin və tətbiq edilməsinin ən mühüm üstünlüklərindən biri, informasiyanın toplanması və işlənməsində operativliyi təmin etməklə yanaşı, həm də çoxvariantlı idarəetmə qərarlarının hazırlanması üçün imkan yaratmasıdır. Nər bir menecer bu sistemin köməyi ilə müxtəlif qərar variantlarından ən əlverişlisini seçmək və tətbiq etmək imkanı əldə edir
Kommunikasiya. Kommunikasiya iki və daha çox insanlar arasında informasiya mübadiləsi prosesidir. İnsanların vacib fərqləndirici xüsusiyyətlərindən biri mücərrəd (abstrakt) fikirləri ifadə etmək bacarığıdır. Bu, insanların şəxsi əlaqələrinin nə qədər dəqiq və səmimi olmasını, onlar arasında möhkəm əlaqələrin mövcudluğu ilə bağlıdır.

İdarəetmənin Şərq və Qərb modelləri
Cədvəl 3

Müəssisə insanlar arasındakı struktur tipli əlaqələrin qurulmasından ibarət olduğu üçün, onun effektiv fəaliyyəti kommunikasiyanın keyfiyyətindən asılıdır. Aydındır ki, insanlar arasında kommunikasiya dəqiq olmazsa, onlar ümumi məqsədə çatmaq üçün bir qərara gələ bilməzlər. Kommunikasiya prosesində informasiya təkcə düşünülmüş qərarların qəbul edilməsi üçün yox, həm də onların yerinə yetirilməsi üçün ötürülür. Əgər rəhbər öz qərarlarının əsasını tabeçiliyində olanlara çatdıra bilirsə, bu onların müvəffəqiyyətlə yerinə yetirilməsi ehtimalını artırır. Təşkilatın işçiləri yaxşı gördükləri işə görə hansı mükafatın veriləcəyini bilmirlərsə, onlar ruhlanmayacaqlar və işi yaxşı görməyəcəklər. Kommunikasiya nəzarət aparılmasında da, yardımçı funksiya kimi çox vacibdir.
Kommunikasiya prosesi təkcə fərdlər arasındakı əlaqələrin yox, həmçinin müəssisənin bölmələri arasında, digər müəssisələrlə, bazarla, partnyorlar və rəqiblərlə və digər iştirakçılarla qarşılıqlı əlaqələrin qurulması və istifadə olunması kimi başa düşülməlidir.
Kommunikasiya prosesində dörd əsas mərhələni fərqləndirmək olar:

1. İnformasiyanın toplanması, işlənməsi və hazırlanması;
2. İnformasiyanın kodlaşdırılması və göndərilməsi;
3. İnformasiya kanalı və ötürmə vasitələri;
4. İnformasiyanın alınması və kodun açılması

Bu mərhələlərdən əlavə, alınmış informasiyanın dürüstlüyünü müəyyən etmək üçün “əks əlaqə”“ qurmaq yolu ilə eyni proses əksinə aparılır. Əgər bu halda alınmış informasiya birincisi ilə eyni olarsa o, düzgün informasiya kimi qəbul olunur və sonrakı araşdırmalar üçün əsas götürülür.

Müəllif: Ağasəf İmran
Mənbə: ”Menecment”(dərslik) BAKI-2007