Diplomatik söhbət diplomatiyada ən mürəkkəb, vacib və məsuliyyətli fəaliyyət növüdür. Təcrübə göstərir ki, söhbət o vaxt uğurlu olur ki, ondan öncə qəbul edən ölkə ilə müzakirə edilən bütün problemlər və konkret əməliyyat işləri, həmçinin göstərilən məsələnin müzakirə mərhələsi nəzərə alınır.
_____________________________________
Söhbət vaxtı həmsöhbəti yaxşı başa düşmək və nəsə aydın deyilsə, mütləq izahat tələb etmək vacibdir. Əgər söhbət zamanı hər hansı sənəd, məsələn, nota, yaxud yaddaş qeydi təqdim edilirsə, onu diqqətlə oxumaq lazımdır.
_____________________________________
Bununla əlaqədar hərdən çox ciddi sual yaranır: notanı qəbul etmədən qaytarmaq olarmı? Notanı ancaq ən son halda, onda diplomatın təmsil etdiyi dövlətə, onun rəhbərləri və rəsmi nümayəndələrinə qarşı kobud və təhqiredici çıxışlar olduqda qaytarmaq olar və qaytarmaq lazımdır. Notanı sadəcə onun məzmununu bəyənmədiyin üçün geri qaytarmaq olmaz. Yadda saxlamaq lazımdır ki, diplomat ölkəni təmsil edir və onun vəzifəsi akkreditə olduğu ölkənin hakimiyyət orqanları ilə əlaqələri saxlamaqdır.
Diplomatik nümayəndəlik – bir dövlətin digər dövlətdə yerləşən daimi dövlət xarici əlaqələr orqanı. Səfirin rəhbərlik etdiyi diplomatik nümayəndəlik — səfirlik (dövlət başçısı yanında), elçi tərəfindən idarə olunan diplomatik nümayəndəlik – missiya (hökümət başçısı yanında) adlanır.
Nümayəndəliyin başçısı yerində olmadığı təqdirdə onu XİN yanında işlər vəkili (həm səfirlik, həm missiya üçün) əvəz edir. Beynəlxalq praktikada bəzi ölkələrdə təsis edilən “maraqlar şöbələri” mövcuddur. Belə hallara dövlətlər arasında rəsmi dirlomatik münasibətlər olmadıqda rast gəlmək olur.
Diplomatik nümayəndəliyin tərkibinə üç kateqoriyalı əməkdaşlar daxildir:
Dövlət xadimləri arasında iki və çoxtərəfli görüşlər – ali səviyyədə dövlət vizitləri diplomatiyada həmişə mühüm yer tutmuş, son illər isə geniş tətbiq olunurlar. Ali qonaqların qəbul protokolu bütün diplomatiya tarixinin inkişafı prosesində işlənib hazırlanmışdır.
Rəsmi nümayəndə heyətlərinə nümayiş etdirilən ehtiramlar onların səviyyəsindən və başçılıq edən şəxsin tutduğu mövqeyindən asılıdır. Nümayəndə heyətləri və dövlət xadimlərinin vizitləri adətən rəsmi, işgüzar (iş), qeyri-rəsmi, yolüstü (tranzit) vizit növlərinə bölünür. Bundan başqa, diplomatik protokol sahəsindəki bəzi mütəxəssislər, məsələn, A.F.Borunkov dövlət viziti anlayışının bu növ fəaliyyətin ən ali forması kimi daxil olunmasını qeyd edirlər.
Istənilən dövlətdə daimi əsaslarla xarici siyasətlə iki qrup dövlət orqanları məşğul olur: dövlətin xarici əlaqələrinin mərkəzi və xarici orqanları.
___________________________________
Yerinə yetirdikləri funksiyaların xarakterinə və hüquqi təbiətinə görə xarici əlaqələrin dövlət orqanları ümumi siyasi rəhbərlik orqanları və dövlətin digər ölkələrlə ixtisaslaşmış əlaqələrin (iqtisadi, sahə, idarə) orqanlarına bölmək olar.
___________________________________
Xarici əlaqələrin mərkəzi siyasi orqanları və vəzifəli şəxslərə aiddir:
«Biz XIX əsrə seçkilərlə başladıq: bizim milləti sahildən sahilə genişləndirməli yoxsa yox. Biz XX əsrə seçkilərlə başladıq: sənaye inqilabını və bizim dəyərlərimizi necə əlaqələndirməli? Biz hazırda XXI əsrin başlanğıcında seçim etməliyik: İnformasiya və Qlobal birlik Əsrinin imkanlarından necə istifadə etməli?»
Bu sözləri Klinton Birləşmiş Ştatların ikinci müddətə prezidenti vəzifəsinə seçilməsi münasibətilə təntənəli çıxışı zamanı söyləmişdir: XIX və XX yüzilliklərdə ölkəsinin qarşısında duran iki mühüm problemin tarixi təhlili və onun fikrincə gələcək yüzilliyin onun ölkəsinə etdiyi əsas çağırış İnformasiya və Qlobal Birlik Əsrinə daxil olmaqdır. Prezidentin bu fikrindən belə nəticə çıxarmaq olar: dünya birliyinin mövcud üzvləri — müstəqil, suveren dövlətlər arasındakı əlaqələr daim artan ustalıqla və anlayışla idarəetmə tələb edir; bu idarəetmədə həm adaptasiyanın, həm də informasiya əsrinin əlavə məhsullarının, xüsusilə də televiziyanın diplomatiya xidmətində istifadəsi mümkünlüyünün dərk edilməsinin eyni dərəcədə vacibliyi nəzərə alınmalıdır.